Glossar

Eine Auflistung aller Bezeichnungen und Strukturen, die in alfons zu finden sind.

Beziehung Datensätze können mittels Beziehungen miteinander verknüpft werden. So kann zum Beispiel eine Person (im Modul Kartei) mit einem Brief (im Modul Post) und drei Aufgaben (im Modul Liste) verknüpft werden. Mehr Informationen zu Beziehungen …

Datenbank Das Prinzip von alfons kann als Datenbank bezeichnet werden. Im technischen Sinne besteht eine Datenbank aus unterschiedlichen Tabellen, die jeweils wieder mehrere Felder mit den eigentlichen Informationen (Texte, Bilder, Medien …) aufnehmen. Die Felder sind teilweise miteinander verbunden. Beispiel: Eine Rechnung besteht aus einem Eintrag in der Tabelle Rechnungen, üblicherweise mehreren Einträgen in der Tabelle Rechnungspositionen, sowie mehreren Datensätzen in der Tabelle Logbuch. Ferner kann diese Rechnung natürlich noch mit einer Person in der Kartei und einem Angebot verknüpft sein.

Datensatz Immer wenn eine neue Person, eine Aufgabe oder ein Brief erstellt wird, handelt es sich um einen Datensatz. Technisch gesehen besteht alfons aus mehreren Datenbanken, die wiederum beliebig viele Datensätze enthalten können. Die Speicherung der Datensätze erfolgt dabei automatisch, ein explizites Sichern ist also nicht erforderlich.

Datensatz Jeder neue Eintrag in einem Modul wird als Datensatz bezeichnet. Das Modul Kasse enthält zum Beispiel 32 Rechnungen, also 32 unterschiedliche Datensätze.

Edition Es gibt drei unterschiedliche Editionen von alfons: alfons privat ist die kostenlose Edition, die jeder kostenfrei herunterladen und verwenden kann. Diese verfügt über kleine Einschränkungen wie zum Beispiel einen maximalen Rechnungsbetrag und ein Wasserzeichen auf allen Ausdrucken. alfons pro richtet sich an kommerzielle AnwenderInnen und »Power User« und verzichtet auf alle Restriktionen. Im Shop können Sie einen individuellen Registrationscode erhalten, mit dem Sie alfons privat sofort zu alfons pro aufrüsten können. alfons kit befindet sich derzeit noch in Arbeit und erlaubt dann auch echten Netzwerkbetrieb sowie die autarke Bearbeitung der Anwendung inklusive aller Eingabefelder, Layouts und übrigen Elemente.

Export In allen Modulen besteht die Möglichkeit, Datensätze zu exportieren. Die Datensätze können zum Beispiel in Form von Text- oder Exceldateien exportiert werden, um sie anderen Programmen wiederum zu importieren.

Feld Damit werden die Text- oder Medienfelder bezeichnet, welche die unterschiedlichen Inhalte aufnehmen. Zusätzlich gibt es noch Auswahlfelder, die bereits entsprechende Einträge enthalten. Einfache Eingabefelder verfügen links über eine dunkelgraue Linie, Auswahlfelder über eine gelbe Linie.

Import In allen Modulen besteht die Möglichkeit, Datensätze zu importieren. Die Datensätze müssen zum Beispiel in Form von Text- oder Exceldateien vorliegen. Prinzipiell gibt es zwei Importwege: 1. Import über den Migrationsassistenten 2. Manueller Import. Beim manuellen Import müssen die Felder der Quelle mit den Feldern von alfons im Vorfeld abgestimmt werden.

Installation alfons wird zwar installiert – verfügt für Windows sogar über ein dediziertes Installationsprogramm – ist aber dennoch portabel. Das heißt der Programmordner kann sich auch an einem anderen beliebigen Ort oder sogar auf einem USB-Stick befinden. Lediglich ein Austausch zwischen unterschiedlichen Plattformen ist aus technischen Gründen nicht möglich.

Logbuch Im Logbuch werden alle Vorgänge in alfons protokolliert. Immer wenn alfons gestartet oder beendet, ein Datensatz erstellt, geändert oder gelöscht wird, wird ein Stempel im Logbuch gesetzt. Dadurch lässt sich jederzeit ermitteln, wer, wann, was geändert hat. Die Einträge im Logbuch sind nicht veränderbar, sie lassen sich bei Bedarf und im Rahmen eines kompletten Zurücksetzens löschen.

Menüleiste Damit ist die Menüleiste von macos oder Windows gemeint, wie man sie auch von anderen Anwendungen kennt. alfons ist so konzipiert, dass alle wesentlichen Funktionen direkt im Applikationsfenster zu erreichen sind, Basisfunktionen wie zum Beispiel Kopieren und Einsetzen, aber auch Zusatzfunktionen wie das Zurücksetzen auf den Auslieferungszustand befinden sich in der Menüleiste.

Modul Im Sinne der Übersichtlichkeit, wurden die Arbeitsbereiche in Form von Modulen aufgeteilt. Post beherbergt zum Beispiel Briefe und E-Mails, während Kasse für das schreiben von Rechnungen vorgesehen ist. Die Datensätze der Module können miteinander verknüpft werden. Beispiele wären: Kartei – Liste, Angebot – Kasse, Report – Kasse usw.

Netzwerk alfons und alfons pro sind Einzelanwendungen, die Sie auf mehreren Rechnern installieren und mit unterschiedlichen Konten – einzeln, nicht gleichzeitig – benutzen können. Für einen »echten« Netzwerkbetrieb mit gleichzeitigem Zugriff mehrerer AnwenderInnen benötigen Sie alfons kit und entsprechende Lizenzen von FileMaker Pro Advanced und optional FileMaker Server. Aufgrund der Komplexität beraten wir Sie hierzu individuell.

Plattform alfons läuft auf den Plattformen Mac und Windows, in Bälde auch auf iOS, also iPhone und iPad. Die Grundfunktionen und Prinzipien sind auf allen Plattformen identisch, einzelne Funktionen bleiben aus technischen Gründen jedoch der einen oder anderen Plattform vorbehalten oder stellen sich unterschiedlich dar.

Profil Sie können bei jeder Person und bei jedem einzelnen Datensatz entscheiden, ob es sich um einen geschäftlichen, privaten oder projektbezogenen Inhalt handelt. Mittels dieser drei Kategorien können Sie Ihre Daten nicht nur besser strukturieren, sondern auch mit unterschiedlichen Layouts/Briefköpfen ausgeben. Mehr Informationen zu den Profilen …

Registrationscode Mittels des Registrationscodes, den Sie im Shop erhalten, können Sie alfons pro freischalten. Das genaue Prozedere ist hier beschrieben …

Runtime alfons basiert auf der Entwicklungsplattform FileMaker. Als Alleinstellungsmerkmal erlaubt diese auch AnwenderInnen ohne Programmierkenntnissen, Applikationen in einem weiten Umfang zu bearbeiten. Aus lizenzrechtlichen Gründen publizieren wir alfons standardmäßig als sogenannte Runtime, die eigenständig und ohne FileMaker betrieben werden kann. Die technischen Restriktionen der Runtime (zum Beispiel fehlende Netzwerkfähigkeit und minimale Editierbarkeit) können bei Bedarf mit alfons kit und einer FileMaker Pro Lizenz umgangen werden.

Speichern/Sichern Neue Datensätze oder Änderungen an bestehenden Datensätzen werden stets automatisch gesichert. Es besteht also keine Notwendigkeit eines manuellen Sicherns.

Tag Tags (oder auch Schlagworte) dienen der Kategorisierung von Inhalten. Sie können jeden Datensatz mit bereits vorhandenen oder neuen Tags versehen. Bei einem Klick auf einen Tag werden alle Datensätze im Modul aufgerufen, die ebenfalls über diesen Tag verfügen. In den Vorgaben können Sie alle Tags einsehen oder löschen.

Verknüpfung Immer wenn zwei Datensätze miteinander verbunden werden, wird von einer Verknüpfung gesprochen. Ein Beispiel wäre die Rechnung, die mit einem Kunden in der Kartei verknüpft ist. Es gibt unterschiedliche Verknüpfungen. Am häufigsten kommt der Index vor, weitere Verknüpfungen wären noch Artikelnummern, Reporte oder Angebote.