Kasse

Im Modul Kasse können Sie Rechnungen schreiben, optional Artikel aus dem Modul Dinge verwenden und Zahlungseingänge dokumentieren.

Eine Rechnung erstellen

Wie in allen anderen Modulen können Sie mit einem Klick auf das + in der Funktionsleiste einen neuen Datensatz, also eine neue Rechnung erstellen. Folgende Eingaben werden dabei automatisch durchgeführt: Id, Profil, Name, Firma, Datum, Fälligkeit, Status und Rechnungsnummer. Profil, Datum und Status können Sie bei Bedarf noch selbst editieren. Wie auch in den Modulen Post und Liste können Sie optional noch ein bestehenden Report mit der Rechnung verknüpfen. Dazu später mehr.

Rechnungspositionen hinzufügen

Mit dem kleinen, gelben + unten in der Mitte legen wir nun eine erste Rechnungsposition an. Nach dem Klick erscheint Position 1 in der Liste. Später, wenn Sie über mehrere Rechnungspositionen verfügen, können Sie mit den beiden Pfeiltasten neben der Positionsnummer die Reihenfolge verändern. Was den eigentlichen Inhalt der Rechnungsposition angeht, so haben Sie zwei Möglichkeiten; entweder Sie verwenden ein bestehendes Objekt aus dem Modul Dinge, oder Sie erstellen eine individuelle Position. Wenn Sie auf Artikel im Modul Dinge zugreifen möchten, so klicken Sie bitte in das Feld Artikelstamm und wählen in der Auswahlliste das gewünschte Objekt aus. Der Titel des Objekts sowie der Preis werden nun übernommen. Wenn Sie hingegen flexibel vorgehen möchten, so ignorieren Sie das untere Auswahlfeld und betiteln Sie die Rechnungsposition einfach nach Belieben. Vergessen Sie jetzt nur nicht die Angaben in Faktor (also wie viele Stunden, Schrauben oder Stühle …) und in Einzelpreis. Das untere Feld, also der Gesamtpreis wird wie die Rechnungssumme natürlich automatisch berechnet. Wichtig: Bitte wählen Sie pro Position den gewünschten Steuersatz aus.

Rechnungen mit anderen Datensätzen verknüpfen

Rechnungen stehen in der Regel in Bezug zu anderen Vorgängen wie zum Beispiel einem vorausgegangenen Angebot oder einem Report, in dem Arbeitsstunden erfasst worden sind. Unter dem Block mit der Rechnungsanschrift und der Rechnungsnummer finden Sie drei kleine Punkte. Mit diesem Element können Sie zwischen Rechnungsanschrift, Fußnote und Verknüpfungen wechseln. Die Verknüpfungen befinden sich an dritter Stelle. Hier können Sie Angebote und/oder Reports auswählen, die mit dem Empfänger der Rechnung verknüpft sind. Nachdem Sie eine Verknüpfung ausgewählt und das Auswahlfeld verlassen haben, erscheint ein kleiner gelber Pfeil am rechten Rand. Mittels dieses Icons können Sie direkt zum verknüpften Angebot oder Report springen.

Rechnungsnummer, Datum und Status

Rechnungsnummern werden automatisch generiert. Die genaue Nomenklatur der Rechnungsnummern können Sie ferner in den Vorgaben verändern. Für »Notfälle« gibt es die Option, dass Sie Rechnungsnummern auch noch manuell ändern können. Bitte greifen Sie auf diese Option aber nur zurück, wenn Sie wissen was Sie tun!

Das Rechnungsdatum wird ebenfalls beim Erstellen einer Rechnung gesetzt, kann aber ebenfalls verändert werden. Beim Klick auf das Datumsfeld erscheint ein kleiner Kalender zur einfachen Auswahl.

Der Status wird bei einer neuen Rechnung auf Entwurf und nach Ausgabe der Rechnung dann auf offen gesetzt. Bei einem Zahlungseingang können Sie den Status dann in gebucht ändern. Bei weniger glücklichen Geschäftsbeziehungen stehen Ihnen ferner noch die Optionen Erinnerung, Mahnstufe 1 und Mahnstufe 2 zur Verfügung. Storno ist für den Fall gedacht, dass eine zugestellte Rechnung storniert werden muss. Wenn eine Rechnung erfolgreich gebucht wurde, können Sie das Datum optional noch in Buchungsdatum hinzufügen.

Die unterschiedlichen Stati und Termine werden aktuell nur informell in alfons genutzt. Entsprechende Ideen und Funktionen wie zum Beispiel automatische Zahlungserinnerungen befinden sich aber bereits auf unserer Roadmap.