Vorgaben

In den Vorgaben richten Sie alfons nach Ihren Bedürfnissen ein. Die Voreinstellungen bestehen aus mehreren Reitern: Allgemein, Erweitert und den Profilen Standard, Privat, Projekt.

Allgemein

Ort, Währung, Steuern

In diesem Bereich können Sie alfons an Ihren Einsatzort anpassen. Bitte wählen Sie Ihren Staat und die gewünschte Währung aus. Die Auswahl eines Staates bzw. der Länderkennung ist wichtig, da alfons bei Dokumenten, die an ausländische Empfänger_innen adressiert werden, automatisch die passenden Kürzel voranstellen wird. Ferner können Sie die lokale Bezeichnung der Steuern und drei unterschiedliche Steuersätze festlegen. Einen Steuersatz von 0% müssen Sie an der Stelle nicht berücksichten, Sie haben später immer die Möglichkeit auch mit steuerfreien Preisen und Positionen zu arbeiten.

Tags

Tags oder auch Schlagworte dienen dazu, Inhalte flexibel kategorisieren zu können. Wiederkehrende Eigenschaften können so an alle Inhalte in alfons angehängt werden, ganz gleich, ob es sich um eine Karteikarte, eine Rechnung oder einen Report handelt. Ein Klick auf einen Tag filtert alle entsprechenden Datensätze im jeweiligen Modul. In den Vorgaben können Sie Ihre Tags zentral erstellen oder löschen. Bitte beachten Sie, dass gelöschte Tags dann auch an allen Stellen entfernt werden, an denen Sie zum Einsatz kamen.

Benutzerkonten und Zugriffsrechte

Hier können zusätzliche Benutzerkonten erstellt werden. Diese Funktionalität befindet sich aktuell noch in Arbeit und richtet sich insbesondere an den Einsatz im Netzwerk.

Programmstart. Automatische Anmeldung.

Mit diesen Informationen öffnet alfons beim Programmstart die Datenbank. Wenn die Felder leer bleiben, erscheint beim Programmstart ein entsprechender Dialog und ein Zugriff erfolgt nur nach Angabe eines gültigen Kontos.

Aufbau der Rechnungsnummern

Über die einzelnen Auswahlfelder können Sie exakt bestimmen, wie Ihre Rechnungsnummern aufgebaut werden sollen. Es gibt einen vorangestellten Block, darauf folgt ein einfacher Zähler und am Ende kommt der nachgestellte Block. Ein Beispiel: Bei der Nomenklatur [Jahr] [Punkt] [Index] 1, 2, 3 [Bindestrich] [Monat] würden Ihre nächsten Rechnungsnummern 2019.08152.48-7, 2019.08152.49-7, 2019.08152.50-7 und nach einem Monatswechsel dann 2019.08152.51-8 lauten. Bitte ändern Sie die Nomenklatur im Interesse Ihrer Buchhaltung nach Möglichkeit später nicht mehr. Sie hätten dann unweigerlich einen Bruch in der Abfolge!

Erweitert

Standards / Startwerte

Hier können Sie optional – idealerweise gleich zu Anfang und dann nie wieder – die Zahl bestimmen, mit der der Index beginnen soll. Wenn Sie also mit Kundennummer à la 239843 arbeiten möchten, könnten Sie an dieser Stelle 000001 oder auch 239800 angeben und alfons zählt dann zukünftig mit jeder neuen Person in der Kartei automatisch hoch.

E-Mail-Versand

Wenn Sie möchten, können Sie im Modul Post auch E-mails formulieren und senden. Zu diesem Zweck können Sie hier bestimmen, wie E-Mails versendet werden sollen. Im Auswahlfeld Versandweg können Sie Client oder Smtp-Server auswählen. Client bedeutet, dass E-Mails über Ihren bestehenden E-Mail Client versendet werden, ganz so wie Sie es beispielsweise von Links kennen. Mit einem Smtp-Server können Sie E-Mails auch direkt und ohne Umweg über einen Client zustellen. Zu den einzelnen Angaben wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder Provider.

Datenschutz

Hierbei handelt es sich um eine neue Funktionalität, die mit der Beta 11 Einzug gehalten hat. Im Auswahlfeld Datenschutz bestimmen Sie ganz global, ob Sie mit dieser Funktionalität arbeiten möchten. (Ausführliche Dokumentation folgt noch …)

Profile

Was hat es mit den drei Vorgaben Standard, Privat und Projekt auf sich?

alfons verfügt von Haus aus über drei unterschiedliche Profile, sprich Identitäten oder auch Absender. Sie helfen Ihnen dabei zu unterscheiden, ob Sie zum Beispiel einen geschäftlichen Brief oder ein privates Fax verfassen. Es werden aber nicht nur die jeweiligen Absenderadressen ausgetauscht, sondern auch das Erscheinungsbild ihrer Korrespondenz oder die Bankverbindungen auf einer Rechnung – kurzum alles, was zum jeweiligen Profil dazu gehört. Wenn Sie nur ein Profil für ihre Arbeit benötigen sollten, so können sie die übrigen Vorgaben einfach ignorieren.

Der Adressblock auf der linken Seite

An dieser Stelle können Sie Ihre eigene Anschrift angeben. Diese Daten werden dann immer herangezogen, wenn Ihr Absender benötigt wird.

Reiter Brief, Angebot, Rechnung …

Hier können Sie Ihren Briefbogen einfügen. Bitte verwenden Sie idealerweise eine Pdf-Datei oder ein anderes Format mit hoher Qualität und Auflösung. Beachten Sie ferner, kein einzelnes Logo, sondern Ihr komplettes Layout im Format Din A4 zu verwenden. alfons verwendet den Kopf- und den Fussteil später in den entsprechenden Layouts, wenn Sie einen Brief ausgeben möchten. Das Auswahlfeld Blankopapier bzw. Vordruck erlaubt Ihnen einzustellen, ob sich bereits vorgedruckte Briefbögen oder unbedruckte Blätter im Drucker befinden. Je nachdem wird alfons alle Inhalte mit oder ohne Ihre Gestaltungsvorlage ausgeben. In der Absenderzeile können Sie Ihren Absender exakt so angeben, wie Sie es wünschen.

Die übrigen Reiter verfügen über ähnliche Einstellungen. Wenn Sie in den anderen Modulen den gleichen Briefbogen verwenden möchten, wiederholen Sie die Schritte vom Reiter Brief einfach.