Migration Beta 10 > Beta 11

Migration generell. (Bitte wirklich lesen.)

Gleich vorab: Bei Importen empfehlen wir grundsätzlich und zu Ihrer eigenen Sicherheit immer und zwingend, mit einer Kopie zu arbeiten! Duplizieren Sie hierzu einfach Ihren alfons Ordner oder zippen Sie das Verzeichnis. Bei Importvorgängen gibt es derzeit kein »Zurück«, eventuelle Fehler können also nicht mit einem Klick rückgängig gemacht werden. Datenmigration oder der Export aus einer Datei und der Import in eine andere Datei klingt zunächt nach einer überschaubaren Sache und so würden wir unseren AnwenderInnen auch gerne eine Taste anbieten, die »einfach« das richtige tut. Aber immer dann, wenn die Datenmodelle von Quelle und Ziel nicht exakt übereinstimmen, ist eine direkte und unkomplizierte Übernahme der Daten von der einen in die andere Datei so nicht mehr möglich. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob es sich nur um zwei unterschiedliche Verionsstände von alfons handelt, die beiden Datenmodelle bleiben schlicht unterschiedlich: Einzelne Felder haben einen anderen Namen, die Quelle verfügt über mehr Felder als das Ziel oder umgekehrt. Damit Sie als AnwenderIn so wenig wie möglich mit technischen Details belästigt werden, gibt es für die Versionssprünge bei alfons selbst, den Migrationsassistenten. Allerdings bleiben unter Umständen auch diesem wichtige Hintergründe verborgen. Ein Beispiel: Sollen alte Rechnungen mit ihren damaligen Rechnungsnummern übernommen werden oder sollen sich diese in die neuen Rechnungsnummern einfügen, die Sie vielleicht erst kürzlich verändert haben? Es ist also vor jedem Import, insbesondere bei »heiklen« Inhalten wir beispielsweise Rechnungen, sorgfältig zu klären, was mit den importierten Daten geschehen soll. Grundsätzlich ist es daher sehr empfehlenswert, beim Wechsel zu einer neuen Version von alfons, zuerst die Datensätze aus der alten Version zu importieren und erst dann auf dieser Basis weiterzuarbeiten. Besonders wichtig ist dies zum Beispiel für den Index und Rechnungsnummern, um Lücken oder gar Dupletten vorzubeugen. Ein späterer Import oder auch die Zusammenführung zweier unterschiedlicher Datenbestände bleibt natürlich weiterhin möglich, bedarf dann aber genauer Überprüfung und gegebenenfalls manueller Korrekturen. Daher sollten Sie diese Optionen nur in Betracht ziehen, wenn sie unvermeidbar sind oder Ihnen Freude bereiten ;-)

Ganz konkret: Migration von der Beta 10 zur aktuellen Beta 11.

Bei der Beta 11 handelt es sich bis dato um den größten Sprung in der Entwicklung von alfons. Allerdings zog dieser Sprung auch unzählige Änderungen nach sich – insbesondere für erfahrene AnwenderInnen, die sich in alfons bereits ein wenig eingewöhnt haben. Damit Sie so wenig wie möglich mit Rückfragen und technischen Details belästigt werden, gibt es den Migrationsassistenten. Dieser konvertiert das alte Datenmodell in das neue und überführt Ihre bestehenden Daten in die aktuelle Beta 11. Da der Migrationsprozess sehr komplex ist und sich alfons noch in der Betaphase befindet, kann es zu Komplikationen kommen. Sollte der Import mit dem Migrationsassistenten bei Ihnen nicht gelingen, folgt am Ende dieser Seite noch ein entsprechender »Plan B«.

Die Arbeitsschritte mit dem Migrationsassistenten

1. Starten Sie bitte Ihren »alten« alfons, also die Beta 10, erstellen Sie eine Sicherungskopie und beenden Sie das Programm danach. Im Ordner von alfons Beta 10 sollte nun eine Datei »alfons-backup.fmp12« liegen.

2. Wechseln Sie zu Ihrem neuen alfons Ordners, also der Beta 11 und erstellen Sie zur Sicherheit eine Kopie oder zippen Sie den Ordner.

3. Verschieben Sie die gerade eben erstellte Datei »alfons-backup.fmp12« in den Ordner alfons Beta 11

4. Öffnen Sie alfons Beta 11 und rufen Sie den Migrationsassistenten auf

5. Belassen Sie alle Einstellungen im Zweifelsfall oder nehmen Sie gezielte Änderungen vor: »Löschen und Backup importieren« löscht im jeweiligen Modul alle vorhandenen Datensätze und import diese aus der Quelldatei. »Daten anfügen« lässt die Daten im jeweiligen Modul unberührt und fügt die neuen Daten aus der Quelldatei am Ende an. »Ignorieren und nichts verändern« lässt das jeweilige Modul unberührt. Es wird also nichts gelöscht und nichts importiert.

6. Mit der Taste »Import starten …« lösen Sie den eigentlichen Importprozess aus. Im kleinen Statusfenster können Sie die einzelnen Vorgänge bei Bedarf nachvollziehen.

7. Wenn der Import abgeschlossen wurde und eine entsprechende Meldung im Statusfenster zu sehen ist, können Sie den Migrationsassistenten mittels der Taste »Import abschließen« beenden.

8. Bitte überprüfen Sie die Ergebnisse auf Richtigkeit.

Es klappt irgendwie nicht.

Wenn Sie der Migrationsassistent im Stich lassen sollte, das Importergebnis unglücklich ist oder sonstige Fehler aufgetreten sein sollten, gibt es zum Glück noch einen Plan B. Sie können jederzeit und in allen Modulen auch immer individuelle Importe vornehmen. Dieser Weg erscheint zunächst sehr kompliziert und umständlich, er erlaubt Ihnen jedoch alle Freiheiten, zum Beispiel auch beim Import anderer Datenquellen, die nicht aus alfons stammen. Bitte wählen Sie im Menü Datei (bzw. Ablage auf dem Mac) den Menübefehl »Datensätze importieren …«

Hierzu etwas Basiswissen: Wenn Sie in alfons Beta 11 Daten aus einer Quelle importieren möchten, die nicht zufälligerweise ebenfalls eine alfons Beta 11 ist, müssen die Felder von Quelle und Ziel entsprechend zugeordnet werden. alfons versucht zunächst immer passende Feldbezeichnungen zu finden, wo dies nicht gelingt, ist Handarbeit nötig. Das heißt Sie verschieben die einzelnen Felder so nach oben oder unten, bis sich die richtigen Paare jeweils eine gemeinsame Zeile teilen. Ist im Einzelfall die Übernahme aus einem Quellfeld nicht gewünscht, so können Sie auf den kleinen Pfeil in der mittleren Spalte klicken und den Import für dieses Feld verhindern. Ferner gibt es in alfons auch zahlreiche Felder, die grundsätzlich keinen Import erlauben, da sie beispielsweise automatisch berechnet werden. In diesen Fällen ist der Pfeil ausgegraut.

Klicken Sie auf Importieren.

Vor dem eigentlichen Import wird Ihnen noch ein kleiner Dialog präsentiert. Wenn Sie fremde Daten aus einer anderen Anwendung importieren, sollten Sie »Automatische Eingabeoptionen durchführen« aktivieren. Im Falle von Importen aus einer anderen alfons-Installation sollten Sie die Option deaktivieren. Hintergrund: Wenn in alfons zum Beispiel eine neue Rechnung erstellt wird, erhält diese selbstverständlich eine neue, individuelle Rechnungsnummer, ein Erstellungsdatum und andere Merkmale. DIe automatischen Eingabeoptionen würden diese Informationen teilweise aktualisieren/ändern, was natürlich nicht gewünscht wäre.

Ein genereller, wichtiger Hinweis zu Importen.

Andere mögliche Fehlerursachen.

Es klappt trotz allem immer noch nicht :-(

Da die Weiterverwendung Ihrer Daten natürlich essenziell ist, gibt es noch einen Plan C: Unseren Support. Aus Gründen des Datenschutzes dürfen wir für Sie selbstverständlich keine Importe für Sie vornehmen, da wir Ihre Datensätze hierfür benötigen würden – auch wenn es für uns die einfachste Übung wäre. Als AnwenderIn von alfons pro profitieren Sie jedoch von unserem Support, den wir im Ernstfall auch mittels Telefon und TeamViewer ausbauen können: [email protected]