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Daten importieren

Die Vorbereitung

In allen Modulen können eigene Daten importiert werden, also z.B. bestehende Kundenkontakte in das Modul Kartei. Als Dateiformate eignen sich Excel, CSV oder Textdokumente, die sie aus beinahe jeder Anwendung exportieren können. Leider existieren keine festen Standards, wie die entsprechenden Inhalte strukturiert sind, hier kocht jeder Entwickler sein eigenes Süppchen. Was in der einen Anwendung »Telefon Büro« heißt, wird in einer anderen Anwendung »Durchwahl« genannt usw. Das macht aber nichts, denn Sie können die unterschiedlich benannten Felder manuell zuordnen.
Bitte erstellen Sie vor Importen stets eine Sicherheitskopie von alfons oder testen Sie zunächst nur kleine Datenmengen, denn der Importschritt kann nicht rückgängig gemacht werden. (Sie müssen eventuell fehlerhaft importierte Datensätze manuell löschen.)

Die Arbeitsschritte am Beispiel der Kartei

  • In der Menüleiste oben bitte das Menü Hilfe öffnen
  • Hier bitte über das Untermenü Import/Export das gewünschte Ziel auswählen
  • In diesem Beispiel wählen wir Kartei und gelangen zur entsprechenden Tabellenansicht
  • Oben im Fenster befinden sich drei Tasten, bitte wählen Sie Importieren …
  • Im folgenden Auswahldialog bitte die gewünschte Datei auswählen, die importiert werden soll. Bitte achten Sie im Dropdown Anzeigen: darauf, dass der passende Dateityp oder »alle Dateien« ausgewählt ist. Anderenfalls wird Ihre Datei eventuell grau dargestellt.
  • Nun erscheint das Fenster Importfolge angeben. Auf der linken Seite QUELLE sehen Sie alle Datenfelder Ihrer Quelldatei, auf der rechten Seite ZIEL befinden sich die Datenfelder der Kartei (oder des jeweils anderen Moduls, das Sie zuvor ausgewählt haben).
  • Über den blauen Pfeil zwischen QUELLE und ZIEL können Sie bestimmen, wie alfons mit den importierten Daten umgehen soll: Hinzufügen fügt die importierten Datensätze hinzu, mit Aktualisieren und Ersetzen können bereits bestehende Datensätze aktualisiert oder komplett ersetzt werden. (In letzterem Falle müssen Sie ein Abgleichsfeld verwenden, damit alfons erkennen kann, welche Datensätze zusammengehören. Ein typisches Abgleichsfeld wären dann z.B. Index oder Kundennummer). Im Zweifelsfall oder beim ersten Import sollten Sie immer Hinzufügen wählen.
  • Sofern die Felder auf den beiden Seiten nicht über den gleichen Feldnamen verfügen, kann alfons natürlich nicht erkennen, welche Paare zusammengehören. Hierzu können Sie auf der rechten Seite ZIEL mit einem Klick die Zielfelder verändern. Wählen Sie entweder das gewünschte Zielfeld aus der Liste aus oder suchen sie nach passenden Feldern.
Auswahl des richtigen Zielfeldes
Aus technischen Gründen wirken die Feldbezeichnungen »hinter den Kulissen« teilweise etwas sperrig. Sie folgen jedoch einer Logik und wurden über Nomenklaturen entsprechend gruppiert. (Z.B. Kartei-Name-Nachname und Kartei-Name-Vorname etc.)
  • Sie müssen übrigens nicht alle Felder aus der Quelle importieren. Für jedes einzelne Feld können Sie bestimmen, ob es importiert werden soll oder nicht:
  • Einige Datenfelder werden Sie aus technischen Gründen prinzipiell nicht importieren können. Hierzu gehören z.B. Mediencontainer (die nur Medieninhalte aufnehmen können), Felder für automatisch generierte Seriennummern oder auch Formelfelder. Diese können Sie also einfach ignorieren.
  • Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben und zur Sicherheit nochmals überprüft haben, können Sie im Fenster Importfolge angeben mit der Taste Importieren den eigentlichen Import starten.
  • Je nach Datenmenge kann der Import dann einen Augenblick benötigen.
  • Bitte verlassen Sie die Tabellenansicht wieder über die Taste Zurück.
  • Bitte navigieren Sie zur Kartei (oder eben zu dem entsprechenden Modul, das Sie am Anfang ausgewählt haben) und überprüfen Sie, ob der Import wie gewünscht geklappt hat.

Es geht natürlich nicht ganz ohne: Die Sonderfälle

Wir wollten alfons ja so einfach wie nur möglich, aber dennoch leistungsfähig und flexibel gestalten. Und an der Stelle wird es leider doch ein wenig technisch: Um z.b. der Kartei zu erlauben, dass ein einzelner Kontakt über beliebig viele Durchwahlen und Adressen verfügen kann, arbeitet alfons an dieser Stelle mit zwei unterschiedlichen Datenbanken, die miteinander verknüpft sind. Als AnwenderIn bekommen Sie davon oberflächlich nichts mit, aber beim Import wird es natürlich spannend. Hier geht es dann nicht mehr um ein Ziel, sondern um zwei oder mehrere unterschiedliche Ziele. Aufmerksamen AnwenderInnen sind im Menü Import/Export vielleicht schon die diversen Einträge wie z.B. Kartei/Zusatzfelder aufgefallen? Hierbei handelt es sich um die entsprechenden »Hilfstabellen«.
Die gute Nachricht ist aber, dass wir die gängigen Importwege möglichst komfortabel gestaltet haben. Hier kommen in der Kartei z.B. die Felder mit dem Präfix Import_ ins Spiel. Diese können Sie beim Importvorgang ganz regulär und wie weiter oben beschrieben, als Ziel verwenden. Der Clou: Am Ende des Importvorgangs werden diese Feldinhalte automatisch in die passenden Datenbanken bewegt. Die diversen Durchwahlen, Adressen und andere Informationen stehen Ihnen als AnwenderIn dann wieder wie gewohnt zur Verfügung.
Fortgeschrittene können die unterschiedlichen Datenbanken natürlich auch direkt bearbeiten. Bitte machen Sie hiervon aber nur Gebrauch, wenn Sie wissen, was Sie tun! An dieser Stelle können kleine Änderungen vielleicht nicht gleich zum Datenverlust, aber durchaus zu großen Schwierigkeiten führen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir für diese speziellen Funktionen keinen Support übernehmen können.
Last modified 11mo ago